W przypadku istniejących wspólnot mieszkaniowych w olbrzymiej większości mamy już do czynienia z „jakimś” zarządcą nieruchomości. Musimy jednak pamiętać, że wybór zarządcy nie jest umową na wieczność, więc powinniśmy krytycznie patrzeć na poczynania zarządcy, ponieważ w gruncie rzeczy pozwalamy wybranemu zarządcy na rozporządzanie naszym mieniem i chcielibyśmy, aby robił to jak najlepiej.
Zastanawiając się nad dylematem kto i jak miałby zarządzać naszą wspólną nieruchomością w wyborze powinniśmy kierować się trzema podstawowymi kwestiami:
1. Szybkość i łatwość kontaktu z zarządcą
Nie od dzisiaj wiadomo, że podstawą współżycia społecznego jest rozmowa i ogólnie pojęty kontakt. Zwłaszcza jeśli w grę wchodzi bezpieczeństwo i komfort mieszkania, ale także nasze pieniądze. Dobrze jest, aby zasady kontaktu z zarządcą, godziny otwarcia biura, telefony alarmowe były jasno ustalone. Powinniśmy znać naszego zarządcę i żeby on znał nas, naszą nieruchomość i potrzeby z nią związane. Nie jest dobrze, kiedy właściciele mają utrudniony dostęp do dokumentów wspólnoty, a wszystkie nawet najmniejsze decyzje wymagają zgody mitycznego „prezesa z Warszawy”.
2. Transparentność w działaniu.
Jako właściciele mamy prawo do wglądu do stanu finansów naszej wspólnoty, realizacji planów remontowych i inwestycyjnych, a także ewentualnego zadłużenia i zaległości w czynszach innych właścicieli. Przepisy zobowiązują zarządcę do organizacji corocznego zebrania sprawozdawczego ze stanu wspólnoty i działalności zarządcy. Czy to jednak nie aby za rzadko? Dobry zarządca powinien wykonywać swoje obowiązki przejrzyście. Właściciele bowiem na żądanie mogą przeglądać dokumenty wspólnoty. Z pomocą przychodzą nowoczesne technologie np. poprzez interaktywny dostęp do e-kartoteki, gdzie każdy właściciel w czasie rzeczywistym może sprawdzać saldo swojego konta, zaglądnąć do statutu wspólnoty czy dowiedzieć się o bieżących działaniach zarządcy.
3. Solidność, zaradność i pomysłowość zarządcy.
Dobry zarządca jest nie tylko dobrym księgowym, ale również i gospodarzem. Dobry gospodarz wie co można zrobić, aby na przykład zmniejszyć rachunki za media, pozyskać dodatkowe środki na remonty i inwestycje (nie tylko za pośrednictwem kredytów) lub sprawić aby upiększyć obejście, zwiększyć ilość miejsc parkingowych, poprawić bezpieczeństwo, itp. Działania te mogą oprócz oczywistego zmniejszenia wysokości opłat mogą wpłynąć również na wartość i atrakcyjność lokali.
Reasumując, zanim zdecydujemy się na wybór konkretnego zarządcy, warto go dobrze poznać, zadawać mu „niewygodne pytania”, prześwietlić jego dotychczasową działalność, a następnie jeszcze przed wyborem ustalić warunki współpracy, które wpiszecie później wspólnie do umowy o zarządzanie.
